【作業効率アップ】Googleスプレッドシートの便利な時短ツール

Excelの代わりとして使える「Googleスプレッドシート」。Chromeユーザーの方はよく利用されているのではないでしょうか。Googleスプレッドシートはそのままでも十分便利ですが、アドオンを追加したり、ショートカット機能などのツールを利用したりすることで、より効率的&円滑に作業を進められます。

この記事では、ディレクターやプロジェクトマネージャーがGoogleスプレッドシートを利用する上で知っておきたい時短術をご紹介します。よく行う作業を簡単にできる術を見つけたら、ぜひ取り入れてみてください。


Googleスプレッドシートでできること

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している表作成アプリのこと。Microsoft社が提供している「Excel」のクラウド版と考えればわかりやすいでしょう。

ExcelにはないGoogleスプレッドシートの便利な点は、自動保存ができること。

インターネットに接続されていれば、「保存」のボタンを押さなくても逐一変更を保存してくれます。

時間をかけて作成したデータが、突然のアクシデントで消えてしまう絶望的な状況を回避できるのは、利用者にとって大きなメリットです。

もう一つ便利な点は、共同で編集作業ができること。ディレクターだけなく、共同編集者を指定して複数人でデータの編集が可能です。自分以外の編集者が変更した点も素早く反映されるため、複数人が関わっていてもスムーズにデータの作成を進められます。複数人で同じプロジェクトのデータを管理しているときにも、とても重宝するサービスです。

このようにそのままでも便利で使い勝手がいいGoogleスプレッドシートですが、ショートカットやアドオンなどのツールを取り入れるだけで、今まで以上の時短と便利さを体感できます。


時短&効率化!Googleスプレッドシートのショートカット&裏技集

Googleスプレッドシートで日常的に行っていた作業をより効率化&時短できる裏技ツールを中心にご紹介します。必要なものだけ取り入れて、日々の作業を楽にしましょう。

※こちらでは、Google Chromeで利用できるショートカットをご紹介します。MacやWindowsでは異なる場合もあるのでご注意ください。

ショートカットを利用するならここから!

必ず覚えておいてほしいショートカットは「Ctrl + /」。これでショートカットキーの一覧を表示できます。検索も可能なので、忘れてしまったものや必要なショートカットを見つけたいときは、ぜひ検索機能を利用してみてください。

知ってると便利な裏技① シートを隠す

データをうまくまとめられなかった、表づくりを失敗したなどの理由で使わなくなったけれど、念のために残しておきたいシートがある場合には、シートを非表示にできます。

  1. シートタブの右横「▽」をクリック
  2. 「シートを非表示」をクリック

元に戻したいときは、左側にある「+」タブの横「すべてのシート」タブをクリックすれば、隠れたシートが現れます。

知ってると便利な裏技② 文字の向きを変える

スプレッドシートの文字は横書きがデフォルトですが、実は縦書きや斜め書きにできることをご存知ですか。数年前に実装されたため、意外と知らない人も多い便利な機能です。

  1. 文字方向を変えたいセルを選択
  2. メニューから「A」の下に「→」がついている「テキストの回転」ボタンをクリック
  3. 好きな向きを選択する

デフォルトの縦や右斜めだけでなく、角度を入力して好きな方向にすることも可能です。


Googleスプレッドシートをより便利に!アドオン集

Googleスプレッドシートは、「アドオン」で必要な機能の追加が可能です。データの閲覧や整理が手軽になったり、作業工程を削減し時短したりできる便利なものばかり。普段の作業と照らし合わせて、役立ちそうなものを取り入れてみてください。

Google Analytics

Googleが提供するサイト分析サービスである「Googleアナリティクス」のデータを出力し、より詳しいデータを作成できるアドオンです。細かくサイトの分析を行いたい場合や、アナリティクスデータを整理して共有したいときに役立ちます。

Google Analytics

Remove Blank Rows

表を作成しているとき、空白の列や行、セルが増えてしまい、削除するのに時間がかかってしまうことはありませんか。このアドオンは、マウスカーソルで選択した複数の空白のセルをまとめて削除できます。セルをひとつずつ、1列ずつ選択して削除する手間が省ける便利なアドオンです。

Remove Blank Rows

Advanced Find and Replace

複数のシートにまたがって表示されているデータを、ひとつのシートにまとめたいときに役立つアドオン。項目や種類ごとにシートに分けていたデータをまとめて総括したいときや、何年にも渡る膨大なデータの統計を取りたいときに活躍してくれます。

Advanced Find and Replace

Lucidchart Diagrams for Sheets

表はスプレッドシートで作り、フローチャートなどの図は別のツールを使って作成していませんか。このアドオンを追加すると、Googleスプレッドシートで豊富な種類の作図が可能となります。

Lucidchart Diagrams for Sheets

時短術でGoogleスプレッドシートを味方に!

ディレクター、プロジェクトマネージャー向けに、ビジネスで役に立つGoogleスプレッドシートのショートカットや裏技、アドオンなどのツールをご紹介しました。Excelの代替サービスとして利用でき、Excelにはない便利な機能もあるため、Googleスプレッドシートを多用している方も増えているでしょう。より効率的に仕事を進めたいと感じたら、ご紹介した時短術をぜひ活用してみてください。

ライター
temote