先日、クラウドインテグレーターのサーバーワークスが開催したウェビナーに参加しました。
本ウェビナーには、リモートワークでプロジェクトマネジメントを行なっているエンジニアの社員4名が参加。完全テレワーク化したPM業務で気をつけていること、テレワークあるあるなどが熱く語られました。
新しい働き方として多くの企業に浸透しつつあるテレワーク。働き方改革にチャレンジし続けている同社ならではの事例から見えた、テレワーク環境で仕事をするうえでのポイントや、大切な心構えを紹介します。
デスク環境の“ジブン最適化”を極めて、パフォーマンスUP！
最初のテーマは「テレワークでよかったこと」。
新型コロナウィルスがきっかけでフルリモートにシフトした企業は少なくありませんが、サーバーワークスもその一つ。出勤時とは異なる働き方について、メリットをお話しいただきました。
・自分がやりやすいデスクで仕事ができる(福島さん)
「自宅では24インチディスプレイを2使っていて、これがとても作業効率がいいんです」と語る福島さん。「仕事をしやすい環境は人それぞれ。自分に合ったデスク環境をとことん整えられるという面で、テレワークはすごくいいと思う」とメリットを挙げました。
・人見知りの影響なく会話できる(水本さん)
基本的に人見知りで、特に初対面の人との会話は苦手だという水本さんですが、「モニター越しなら、平気で流暢になる」と、テレワークなら人見知りの影響を受けないエピソードを披露。「フィルターを介することでお互いに心を開く」ようになるらしく、オンラインのほうが安心して会話できることが意外な発見だったそうです。ちなみに、ご自宅では4Kディスプレイをモニターに使用しているとのこと。
ほかにもさまざまなテレワークのメリットが挙がりましたが、4人に共通していることは、自宅で働く時間が長くなったぶん、「どれだけ快適な作業環境を整えられるか」にこだわっているところ。快適な環境でストレスなく作業し、より良いパフォーマンスを発揮するために、それぞれ工夫を凝らしているのが印象的でした。
テレワークは自律心の維持がしんどい！
続いてのテーマは、「テレワークあるあるを教えてください」。
日々テレワークで仕事に取り組む中で感じたことを、それぞれの目線でお話しいただきました。これは個人的にとても印象に残ったテーマでした。
・高い自律心が求められる＝サボろうと思ったらいつでもサボれてしまう(山﨑さん)
周囲の目が届かない、しかも自宅という誘惑の多い環境で、つい仕事をサボってしまったり、ダラダラと仕事を続けてしまった経験がある人も多いのではないでしょうか？
山﨑さんはテレワーク環境下でも自律心を保つために、「目的意識を持って仕事する」ことを徹底されているそうです。「やる必要のないことはやらない」と決め、「なんのためにやるのか」を明確にし、そのための目標設定も行なっていました。
「モチベーションを掻き立てるという意味では、テレワークは不向きです」というコメントは、確かにうなずけるものがあります。テレワークは他人の目が行き届かないからこそ、「如何に自分をコントロールするか」が大きなポイント。
自律心の維持が難しい人にとって、テレワークはある意味、精神を鍛える「修行」のようなものなのかもしれません。
多種多様なタスク管理メソッド。あえて手書きする人も？
続いては「タスク管理」について。
プロジェクトマネージャーの必須スキルであるタスク管理。その方法は人それぞれで興味深いものがありました。
・A4の紙に箇条書きで書く(福島さん)
作業前に1週間分のタスクをA4の紙に書く習慣をつけている福島さん。「フォーマットなどに縛られず自分の好きなように書けるし、一目で抱えているタスクが明確になる」と紙に書く理由を述べました。また、「タスク管理アプリはあらかじめフォーマットが決まっていて、フォーマットどおりに書かないといけないのが心理的負担になっている」という、経験者ならではの視点が新鮮でした。
・タスクシュート法(水本さん)
タスクシュートとは「やることを小さな単位に区分けして、その一つひとつが何分かかる作業なのかを計算。それらのタスクを縦に並べて、上から消していく」というタスク管理方法。
事前に時間配分を計算することで、今日はいつ仕事が終わるのか、残業の有無も含めて事前に予測できるのがポイント。「前職での経験からタスクシュート法を採用しています。残業すべきかどうかが把握できるのでおすすめです」とお話しされていました。
個人的に、A4用紙を使ったタスク管理方法は目から鱗でした。タスク管理ツールが世に溢れている時代からすれば随分とアナログな手法ですが、実際に手を動かして箇条書きにすることでモチベーションや意識のスイッチが入りそうですし、完了したタスクを手でどんどん消していく作業も、気分転換になりそうだと思いました。
PMはコミュニケーションが命！
「PM（プロジェクトマネジメント）をしていて大変だったこと」についてもお話しがありました。
複数のメンバーを取りまとめてプロジェクトを進行させるのが、テレワーク環境下でPM業務に課されたハードルの一つ。その際にどんなことを意識しているのでしょうか？
・コミュニケーションコストを惜しまない(冨塚さん)
「リモートワークでコミュニケーションが増えた」と話す冨塚さん。
チャットでの質問はわかりやすい文章を心がけ、もしチャットで十分に意志疎通できていないと感じたときは、Webミーティングツールを用いて会話をすることで、認識合わせをしているそうです。
今までは対面で気軽に確認できていたことも、テレワークになるとチャットがメインになります。文字だけのコミュニケーションで悩む方が多い中、サーバーワークスでは「文章で分からなかったら声で確認」が基本とのこと。
人と直接会話をすることはコミュニケーションの基本でもありますが、ついチャットで済ませてしまうことも多いので、改めて会話の大切さを認識する貴重な機会となりました。
テレワーク×PMで工夫していること
テレワークとPMの関係についてもトークが膨らみました。
いくら会話が大事とはいえ、実際のテレワークでは文章のみでプロジェクトが進行してくことが多いもの、如何にコミュニケーションをスムーズに進めらるかが鍵となります。みなさん、細かいテクニックを駆使されているようです。
・言葉は極力省略しない(山﨑さん)
主語・述語を強く意識してチャットを使っている山﨑さん。「なにをいつやるか」「誰がやるのか」など、認識違いを防止する狙いがあるのだそうです。特に、「チャットだと会話が流れがちだし、人によって解釈が違うこともある」と、誰にでも正確に、平等に伝わる文章を心がけているようです。
・ミーティング時に画面共有(福島さん)
「どんな資料も画面共有することで、相手に説明したい内容が伝わっていると感じる」と語る福島さん。文章だけの説明では伝わりづらいと考えた結果、文字起こしや設計資料を積極的に用いて、カンペ代わりの役割も含めて、画面共有を採用しているそうです。
・定期MTGの回数を増やし、トラブル防止に努める(冨塚さん)
「定期MTGの回数を増やすことで困りごとなどを擦り合わせている」とお話しいただいた冨塚さん。MTG回数を増やすことで進捗状況などが明確になり、トラブル防止に一役買っているのだそう。
「MTGは時として殺伐とした雰囲気になることもあるので、みんなが柔らかく話せるような雰囲気づくりも心掛けている」と冨塚さんは言います。こまめなコミュニケーションでプロジェクトの進捗状況がわかるようになるだけでなく、メンバーの体調面や精神面の把握にもつながるという点は、話を聞いて納得しました。
テレワーク×プロジェクトマネジメントのコツ
最後のテーマは「テレワーク×プロジェクトマネジメントのコツ」。
プロジェクトを円滑に進めるコツについて、それぞれ工夫されていることをお話いただきました。
・定例会を設ける(福島さん)
「テレワークには定例が不可欠」と語る福島さん。30分程度でも定例を設定し、雑談も交えながら、すれ違いやコミュニケーション不足を防いでいるそうです。
・メンバーのタスクバランスを把握する(水本さん)
一緒に動いているメンバーは複数の案件を担当している人ばかり。そのような状況を踏まえて、各メンバーのキャパシティを常に把握し、空き時間にタスクを割り振ることで業務効率化を図っているそうです。
相手の状況を把握して適切なタイミングで指示を出す。双方が無理のないスケジュールで動けることは、会社にとっても大きなメリットです。
相手への思いやりが、テレワークのPM業務を成功させる
全社的にリモートワークに切り替えたサーバーワークス。
今回紹介していただいた事例は、全て明日から実践できそうなものばかりです。チャットでの言葉遣いやこまめな定例ミーティングなど、対面で会えないぶんだけ、「相手への思いやり」がより深くなっているのだと感じました。
プロジェクトマネジメントに携わる人はもちろん、テレワークで働く全ての人に参考にしていただきたい、素晴らしいウェビナーでした。
